PERSONVERN / COOKIES

I Kurs- og Kongresservice AS er vi opptatt av å beskytte og respektere personvernet ditt i samsvar med gjeldende personvernlovgivning, herunder EUs personvernforordning (GDPR).

Denne personvernerklæringen forklarer når og hvorfor vi samler inn personopplysninger, hvilke opplysninger vi behandler, hvordan de brukes og lagres, når de eventuelt deles med andre, og hvilke rettigheter du har.

Personvernerklæringen gjelder behandling av personopplysninger i forbindelse med kurs, konferanser, kongresser og andre arrangementer vi administrerer eller gjennomfører, samt ved bruk av våre nettsider og øvrige tjenester.

Hvem er vi?

Kurs- og Kongresservice AS bistår med planlegging, administrasjon og gjennomføring av kurs, konferanser, kongresser og andre arrangementer.

Vi håndterer blant annet påmeldinger, deltakeradministrasjon, fakturering, hotell og overnatting, utstillere og praktisk gjennomføring av arrangementer.

Kurs- og Kongresservice AS
Org.nr. 979 362 455
Telefon: +47 72 42 34 48
E-post: post@kursogkongress.no

Kurs- og Kongresservice AS er behandlingsansvarlig for personopplysninger vi behandler til egne formål.

Ved enkelte arrangementer behandler vi personopplysninger på vegne av en oppdragsgiver. I slike tilfeller vil oppdragsgiveren være behandlingsansvarlig, mens Kurs- og Kongresservice AS opptrer som databehandler.

Når samler vi inn personopplysninger?

Vi kan samle inn personopplysninger:

  • Når du melder deg på et kurs, en konferanse, kongress eller et annet arrangement vi administrerer
  • Når du bestiller produkter eller tjenester gjennom oss
  • Når du registrerer deg som deltaker, foredragsholder, utstiller eller samarbeidspartner
  • Når du kontakter oss via nettsiden, e-post, telefon eller andre kommunikasjonskanaler
  • Når vi skal oppfylle avtalemessige forpliktelser, for eksempel sende påmeldingsbekreftelser, fakturaer, betalingsinformasjon eller praktisk informasjon
  • Når du gir oss tilbakemeldinger eller svarer på undersøkelser knyttet til et arrangement
  • Når du besøker og bruker nettsidene våre

Vårt behandlingsgrunnlag

Vi behandler personopplysninger når vi har et gyldig behandlingsgrunnlag etter personvernregelverket.

1. Samtykke

I enkelte tilfeller behandler vi personopplysninger på bakgrunn av ditt samtykke. Dette kan for eksempel gjelde markedsføring eller behandling av enkelte opplysninger som ikke er nødvendige for å gjennomføre arrangementet.

Du kan når som helst trekke tilbake et samtykke.

2. Avtale

Vi behandler personopplysninger når dette er nødvendig for å gjennomføre en avtale eller levere en tjeneste du har bestilt.

Dette gjelder blant annet administrasjon av påmeldinger, betaling, fakturering, overnatting og kommunikasjon knyttet til arrangementet.

3. Rettslig forpliktelse

Enkelte opplysninger må behandles for at vi skal kunne oppfylle lovpålagte krav, eksempelvis krav knyttet til regnskap og bokføring.

4. Berettiget interesse

Vi kan behandle personopplysninger når dette er nødvendig for å ivareta en berettiget interesse, forutsatt at dine personverninteresser ikke veier tyngre.

Dette kan blant annet gjelde administrasjon, forbedring av våre tjenester, sikkerhet og relevant kommunikasjon med eksisterende kunder og samarbeidspartnere.

Hvilke personopplysninger samler vi inn?

Hvilke opplysninger vi samler inn avhenger av hvordan du bruker våre tjenester og hvilket arrangement du deltar på.

Dette kan blant annet være:

  • Navn
  • Adresse
  • Telefonnummer
  • E-postadresse
  • Arbeidsgiver, organisasjon eller virksomhet
  • Stilling eller rolle
  • Faktura- og betalingsinformasjon
  • Informasjon om hvilket arrangement du er påmeldt
  • Informasjon knyttet til hotell, overnatting eller andre bestillinger
  • Kommunikasjon mellom deg og oss
  • Tekniske opplysninger og informasjon om bruk av nettsiden

Allergier og behov for tilrettelegging

For enkelte arrangementer kan det være nødvendig å innhente opplysninger om for eksempel allergier, matintoleranser eller behov for tilrettelegging.

Slike opplysninger kan i enkelte tilfeller være særlige kategorier av personopplysninger etter GDPR. De behandles derfor kun når det er nødvendig og vi har et gyldig behandlingsgrunnlag.

Opplysningene skal ikke oppbevares lenger enn nødvendig for gjennomføringen av arrangementet.

Vi ber deg om ikke å oppgi sensitive personopplysninger med mindre dette er nødvendig og etterspurt i forbindelse med arrangementet.

Hvor lenge oppbevarer vi personopplysninger?

Vi oppbevarer personopplysninger så lenge det er nødvendig for formålet de ble samlet inn for.

Hvor lenge opplysningene lagres avhenger blant annet av hvilken type opplysninger det gjelder, hvilket arrangement de er knyttet til og eventuelle lovpålagte krav til oppbevaring.

Opplysninger som må oppbevares etter regnskaps- og bokføringsregelverket lagres så lenge lovverket krever dette.

Opplysninger som kun er nødvendige for gjennomføringen av et bestemt arrangement, slettes eller anonymiseres når det ikke lenger er behov for dem.

Når personopplysninger ikke lenger er nødvendige, blir de slettet eller anonymisert på en sikker måte.

Dine rettigheter

Du har etter personvernregelverket flere rettigheter knyttet til vår behandling av personopplysninger.

Du kan blant annet ha rett til:

  • Innsyn i hvilke personopplysninger vi har registrert om deg
  • Retting av uriktige eller ufullstendige opplysninger
  • Sletting av personopplysninger når vilkårene for dette er oppfylt
  • Begrensning av behandlingen av personopplysningene dine
  • Å protestere mot behandling som er basert på berettiget interesse
  • Å trekke tilbake et samtykke du tidligere har gitt
  • Å få utlevert personopplysninger i et strukturert og maskinlesbart format når vilkårene for dataportabilitet er oppfylt

Ønsker du å benytte deg av rettighetene dine, kan du kontakte oss på post@kursogkongress.no.

Deler vi opplysningene dine med andre?

Vi selger ikke personopplysningene dine til tredjeparter.

For å kunne administrere og gjennomføre kurs, konferanser, kongresser og andre arrangementer kan det være nødvendig å dele relevante personopplysninger med leverandører og samarbeidspartnere.

Dette kan eksempelvis være:

  • Hoteller og konferansesteder
  • Leverandører av mat og servering
  • Reise- og transportleverandører
  • Tekniske leverandører
  • Leverandører av påmeldings- og arrangementsystemer
  • Regnskaps- og betalingsleverandører
  • IT-, hosting- og skytjenesteleverandører

Vi deler kun opplysninger som er nødvendige for å levere den aktuelle tjenesten.

Når en leverandør behandler personopplysninger på våre vegne, inngår vi nødvendige databehandleravtaler og stiller krav til at personopplysningene behandles på en sikker måte og i samsvar med gjeldende personvernlovgivning.

Systemer og underleverandører

Vi benytter ulike leverandører og systemer for å administrere virksomheten vår, følge opp kunder og gjennomføre kurs, konferanser, kongresser og andre arrangementer.

Blant systemene vi benytter er:

Pindena
Formål: Påmelding, deltakeradministrasjon og administrasjon av kurs, konferanser, kongresser og andre arrangementer.

SuperOffice CRM
Formål: Kundeoppfølging og administrasjon av kontaktopplysninger for kunder, samarbeidspartnere og andre relevante kontakter.

Independent Analytics
Formål: Analyse og besøksstatistikk for nettsiden.

Independent Analytics er integrert direkte i WordPress og brukes for å gi oss grunnleggende informasjon om hvordan nettsiden benyttes, for eksempel antall besøk og hvilke sider som besøkes.

Løsningen bruker ikke informasjonskapsler (cookies) for analyse. Analysedata opprettes og lagres lokalt i nettsidens WordPress-database og sendes ikke til Independent Analytics eller andre eksterne analysetjenester som en del av analysetjenesten.

Vi vurderer våre leverandører og systemer og inngår nødvendige avtaler der leverandører behandler personopplysninger på våre vegne.

Overføring av personopplysninger utenfor EU/EØS

Enkelte leverandører kan behandle eller lagre personopplysninger utenfor EU/EØS.

Dersom personopplysninger overføres til land utenfor EU/EØS, skal overføringen skje på et gyldig rettslig grunnlag i henhold til GDPR.

Dette kan blant annet være en beslutning fra EU-kommisjonen om tilstrekkelig beskyttelsesnivå eller bruk av EUs standard personvernbestemmelser (Standard Contractual Clauses – SCC).

Informasjonskapsler (cookies) og besøksstatistikk

Nettsiden kan benytte nødvendige informasjonskapsler (cookies) for å sikre at nettsiden og dens funksjoner fungerer som de skal.

Informasjonskapsler er små tekstfiler som kan lagres på enheten din når du besøker en nettside.

Independent Analytics

For besøksstatistikk benytter vi Independent Analytics.

Independent Analytics bruker ikke cookies til analyse. Løsningen registrerer besøksstatistikk direkte på nettsiden og lagrer analysedata lokalt i vår WordPress-database.

Dataene sendes ikke til Google Analytics, Independent Analytics eller andre eksterne analysetjenester som en del av denne analysen.

Dette gjør det mulig for oss å få grunnleggende innsikt i hvordan nettsiden brukes, samtidig som vi begrenser innsamling og deling av data om våre besøkende.

Dersom nettsiden benytter andre informasjonskapsler som ikke er strengt nødvendige, for eksempel i forbindelse med eksternt innhold, markedsføring eller andre analysetjenester, vil disse håndteres i samsvar med gjeldende regelverk og eventuelle krav til samtykke.

Du kan også begrense eller blokkere informasjonskapsler gjennom innstillingene i nettleseren din.

Utlevering som følge av lovkrav

Vi kan utlevere personopplysninger dersom vi er rettslig forpliktet til det, for eksempel etter krav fra offentlige myndigheter eller som følge av en rettslig avgjørelse.

Vi vil i slike tilfeller begrense utleveringen til det som er nødvendig og lovpålagt.

Sikkerhet

Vi arbeider for å beskytte personopplysningene vi behandler mot uautorisert tilgang, endring, offentliggjøring eller sletting.

Vi benytter egnede tekniske og organisatoriske sikkerhetstiltak basert på typen personopplysninger som behandles og risikoen knyttet til behandlingen.

Endringer i personvernerklæringen

Vi kan oppdatere denne personvernerklæringen dersom våre tjenester, systemer eller behandling av personopplysninger endres, eller dersom det skjer endringer i gjeldende regelverk.

Gjeldende versjon av personvernerklæringen vil alltid være tilgjengelig på nettsiden vår.

Ved vesentlige endringer kan vi informere om dette på nettsiden eller gjennom andre relevante kommunikasjonskanaler.

Klage til Datatilsynet

Dersom du har spørsmål om hvordan vi behandler personopplysningene dine, eller ønsker å benytte deg av dine rettigheter, kan du kontakte oss på:

post@kursogkongress.no

Dersom du mener at vår behandling av personopplysninger er i strid med personvernregelverket, har du rett til å klage til Datatilsynet.